Advies Slagen in waardering en selectie
De Staatssecretaris van OCW heeft in een adviesverzoek van 4 oktober 2010 de Raad voor Cultuur gevraagd om advies uit te brengen over een nieuwe aanpak en methodiek van de selectie van documenten en informatie van rijksarchieven.
Archieven zijn van groot belang omdat ze een reconstructie van overheidshandelen mogelijk maken. Daarnaast geven archieven inzicht in historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen. In het voorstel wordt een aantal grote slagen gemaakt om de achterstanden in de rijksarchieven snel en efficiënt weg te werken. Er wordt daarbij gekozen voor de invoering van een nieuwe methode voor waardering en selectie van informatie die zowel voor het papieren als digitale archief gebruikt kan worden. De Raad voor Cultuur ziet ook de problemen van zich opstapelende informatie en documenten, maar beschouwt het vooral als een probleem bij papieren archieven. Bij het nieuwe digitale archiveren kan in principe alles opgeslagen worden. Om de inhoud terug te kunnen vinden wordt er al bij het aanmaken en opslaan van documenten (automatisch) geselecteerd en gewaardeerd, oftewel bij de ambtenaar in plaats van de archiefvormer. In zekere zin wordt de ambtenaar de archiefvormer.
Zowel de Raad als direct belanghebbenden uit het veld waarschuwen voor het maken van te grote slagen en een te vroege cultuuromslag. In het verleden is al vaak geconstateerd dat bij grote maatschappelijke issues de rijksinformatie niet op orde is. Bij digitale archivering bestaat de kans dat met een te snelle invoering van een nieuwe methode vernietiging en het daarmee gepaard gaande culturele geheugenverlies nog veel groter zal zijn. De Raad adviseert daarom een gefaseerde invoering van het systeem waarbij tussentijdse evaluatie en onafhankelijke toetsing van het nieuwe systeem plaatsvindt. Een duurzame en efficiënte informatiehuishouding heeft alleen kans van slagen als deze ook verankerd is in de methode. Tegelijkertijd wordt de slagkracht vergroot als er een breed draagvlak is. De Raad stelt daarom voor dat provincie- en gemeentearchieven in een vroeg stadium bij de besluitvorming worden betrokken.
Voor de beoordeling van waardering en selectie stelt de algemene rijksarchivaris een nieuwe overlegstructuur voor, het zogenaamde ‘Driehoeksoverleg nieuwe stijl’. Hierin komen drie belangen samen, te weten die van de archiefvormer (de CIO – Chief Information Officer), de algemene rijksarchivaris en een onafhankelijke deskundige die wordt voorgedragen door het Nationaal Archief. De Raad waardeert de regierol die het Nationaal Archief oppakt door te overleggen met de verschillende CIO’s. Gezien de kwetsbaarheid van controle en balans in het nieuwe Driehoeksoverleg stelt de Raad daarom voor om in overleg randvoorwaarden en kwalificaties op te stellen waaraan de ‘derde onafhankelijke’ en de CIO’s binnen het Driehoeksoverleg moeten voldoen. De rol van de chief information officer (CIO) is cruciaal voor archieven van de toekomst.